Der IBS Vertragscheck

Der IBS Vertrags-Check ist eine Dienstleistung in 5 Schritten – alle 5 Schritte können einzeln und unabhängig voneinander gebucht und zu überschaubaren Kosten umgesetzt werden.
Voraussetzungen: entweder Zugriff auf das bestehende Vertragsverwaltungssystem oder Übergabe präziser Daten (entsprechend der Beschlagwortung).

1. „Ich finde alle Verträge“?
- Prüfen der Vertragsbezeichnung (einheitliche Bezeichnung – Namensstruktur),
- Gibt es doppelte/zweifelhafte Verträge
   (geänderte Lieferantennamen, unklarer Vertragsgegenstand)
- Sind alle Verträge aktuell?
=>  Checkliste empfohlener Verbesserungen.

2. Wohin fließt das Geld?
- Grobe Gliederung nach Kosten p.a. und vorgesehene Nutzungsdauer.
- Fristen: Termine (Fristen, Auto-Verlängerung), Indexklauseln, Preisänderungen.
- Welche Verträge sind betriebsnotwenig – welche nicht (mehr)?
- Wo ist eine Neu- oder Nachverhandlung sinnvoll?
- Schwierige Vertragspartner – Substitution prüfen?
=>  Kostenreduktionen prüfen.

3. Ist meine Vertragsverwaltung à jour?
- Welche Anwendung wird genutzt?
- Wird die Anwendung sinnvoll genutzt? Wer kann zugreifen – wie komplex?
- Richtige Beschlagwortung – was ist wichtig, was nicht
   – was wollen Sie mit der Beschlagwortung erreichen?
- Die Namensvergabe und die Beschlagwortung entscheiden über
   die praktische Anwendbarkeit und den Nutzen jedes

   Vertragsverwaltungs-Systems.
=> Prüfen ob Verbesserung der Organisation oder eine Reorganisation sinnvoll?

4. Prüfung bestehender Verträge:
- Sind alle bestehenden Verträge noch erforderlich oder
   sollten bestimmte Verträge geändert oder gekündigt werden?

   Gibt es Partner mit unbefriedigenden Leistungen?
- Sind die kommerziellen Bedingungen noch marktgerecht und
   aktuell? Bei Marktdaten die höchst unterschiedlichen Kosten
   für „real-time“, „delayed“ und „eod“ prüfen.

- Haben Sie eine eigene Rechtsabteilung oder arbeiten
   Sie mit einer RA-Kanzlei zusammen?
=> Checkliste erforderlicher Handlungen.

5. Empfohlene Vertrags-(Neu-) Verhandlungen:
- Wichtig sind nicht „harte Verhandlungen“, sondern gute Ergebnisse.
- Sie können über alles reden – müssen aber ein Ziel haben.
- Verträge müssen partnerschaftlich sein
   – sonst ist keine Partnerschaft möglich
   – Vertragspartner und nicht

   „Vertragsgegner“ herbeiführen.
- Verhandlungen finden immer zwischen Menschen statt
   – eine gute Gesprächsbasis ist auch eine gute

   Verhandlungsbasis.
- Wie ist Ihre Wettbewerbssituation? Je besser,
   desto leichter werden Sie ans Ziel kommen
   – je schlechter, desto klüger müssen Sie verhandeln.

- Wie viel Zeit wird für die jeweilige Verhandlung eingeplant – gibt es „dead-lines“?
- Gibt es Verhandlungsziele, die den Partner wenig kosten, Ihnen aber viel bringen?
=>  Planen des kommerziellen Erfolges von Verhandlungen
      Neu-Verhandlungen – Ziel?

Ziele: Kosten senken - Zeit sparen - Übersicht über alle Verträge auf „Knopfdruck“.